Pourquoi Pierre Oteiza a informatisé sa gestion de production

FORMATION La formation à l'outil de gestion de production a duré huit jours pour les gestionnaires et une demi-journée pour les opérateurs + une semaine d'accompagnement.

Spécialisé dans l'élevage de porcs pie noir, Pierre Oteiza s'est lancé en 1987 dans la fabrication de charcuteries et produits de la gastronomie basque, vendus essentiellement en direct par un site d'achats en ligne et un réseau de dix boutiques. Avec un chiffre d'affaires de 8 millions d'euros, en augmentation de 7 % par rapport à 2011, l'entreprise de soixante salariés remporte aujourd'hui un franc succès. Le résultat d'une activité à l'export en développement : 15 % des ventes sont réalisées à l'étranger, dans des pays comme le Canada ou le Japon. C'est pourquoi, afin d'accompagner sa croissance, Pierre Oteiza a souhaité poursuivre son informatisation. « Compte tenu de notre développement, nous devions fluidifier notre production », explique le directeur Claude Carniel.

Formalités simplifiées

C'est aujourd'hui chose faite puisque, en juin dernier, la société s'est équipée d'un outil de gestion de production (Sage). Interfacé à son logiciel de gestion commerciale, il complète les solutions de gestion comptable (Sage), commerciale (Sage) et logistique (Satellix compatible Sage), déjà présentes dans l'entreprise. Le nouveau soft, appuyé sur sa propre base de données SQL, comprend sept fonctions : à commencer par la gestion des stocks, la planification et le suivi de fabrication. L'entreprise s'est aussi équipée de deux écrans tactiles permettant aux opérateurs de renseigner le système au fil de la fabrication des produits. Les opérateurs sont les premiers gagnants. Jusqu'à présent, ils devaient noter sur un brouillon les quantités utilisées et le résultat des contrôles réalisés, puis réinscrire ces informations au propre sur une fiche de fabrication. La feuille était ensuite reprise par le chef d'équipe qui l'archivait dans un classeur, après avoir rentré une partie des données sur un tableur Excel. « Bref, nous perdions beaucoup de temps et il y avait toujours le risque que les informations soient mal lues ou mal saisies. Depuis l'informatisation, nous avons gagné tant en fiabilité qu'en rapidité », souligne Maitexa Alafaro, responsable informatique.

Le service qualité, qui peut à présent plus facilement répondre aux exigences de traçabilité en particulier à l'export, a lui aussi vu sa tâche s'alléger. « Pour chaque livraison vers le Japon, nous devons remettre un certificat sanitaire qui renseigne sur les matières premières utilisées. Nous perdions, là encore, beaucoup de temps à rechercher les informations dans les classeurs. Aujourd'hui, nous pouvons extraire les données en moins de dix minutes et les transmettre aux services vétérinaires dans la demi-heure, l'idée étant que les commandes puissent être expédiées le lendemain », explique la responsable informatique. La gestion des stocks est également devenue plus simple. « Chaque fois que des achats de matières premières sont réceptionnés en gestion commerciale, ils apparaissent automatiquement dans le stock d'articles en gestion de production. à tout moment, nous pouvons ainsi visualiser les quantités disponibles », souligne la responsable informatique. Tandis qu'à l'autre bout de la chaîne, les produits finis sont rentrés en stock dès qu'ils sont fabriqués : il n'y a plus besoin qu'une personne intervienne pour saisir l'information.